Se você se enquadra no time de pessoas que constantemente rejeita ligações de São Paulo e de outros estados, ou se já sentiu que a concorrência recrutou os seus melhores colaboradores e teve acesso ao seu banco de dados sobre clientes, está na hora de descobrir os impactos da LGPD na comunicação interna do seu negócio.

O dinamismo trazido pela tecnologia e a segurança da informação são assuntos cada vez mais relevantes e comentados no mundo corporativo. Por mais que os softwares e as plataformas peçam senhas para autorizar o acesso, toda conexão via internet exige uma proteção extra.

A criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) mudou a dinâmica do assunto. Agora, garantir o armazenamento seguro dos dados está na legislação. Hoje, vamos lhe explicar um pouco melhor essa relação. Acompanhe!

Quais são as principais definições da LGPD?

Antes de descobrir os impactos da LGPD na comunicação, é preciso entender o que essa sigla representa. Sancionada em 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados, de nº 13.709, basicamente alterou o chamado Marco Civil da Internet — que estabelece os princípios, as garantias, os direitos e os deveres no uso da Internet no Brasil —, cujo principal objetivo é proteger a privacidade dos usuários.

Essa não é uma atitude exclusiva do Brasil. Diversos países ao redor do mundo estão preocupados em manter a proteção dos dados pessoais. Inclusive, nosso país se inspirou na General Data Protection Regulation (GDPR), o regulamento da União Européia. Veja os principais pontos:

Art. 1º: Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Art. 46: Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Art. 49: Os sistemas utilizados para o tratamento de dados pessoais devem ser estruturados de forma a atender aos requisitos de segurança, aos padrões de boas práticas e de governança e aos princípios gerais previstos nesta Lei e às demais normas regulamentares.

Isso significa que é obrigação do empregador manter os dados pessoais dos seus colaboradores no mais absoluto sigilo, sendo responsável pela adoção de meios de armazenamento seguros, mesmo após o desligamento do profissional.

Qual é a relação entre a LGPD e a comunicação interna?

As redes sociais e os aplicativos de troca de mensagens saíram do universo pessoal para integrar a rotina de trabalho de grande parte das empresas, tanto no Brasil como ao redor do globo.

No entanto, utilizar plataformas como o Facebook e o WhatsApp é assumir o risco de ter os dados violados — seja pela ação de um hacker, seja pela perda do celular. Em um eventual roubo, vão com o aparelho todas as mensagens e arquivos trocados pelo aplicativo.

Ainda que os colaboradores optem pelo backup, não há como garantir que ele tenha sido feito há tempo, e que o dialogo não seja de fato perdido. Por isso, é obrigação das empresas adotarem uma solução de comunicação interna que seja provida e gerenciada pela empresa.

Sem ela, os trabalhadores vão utilizar um canal alternativo de mensagens, com todos os problemas de privacidade que eles representam — uma vez que não foram projetados para uso comercial, portanto, não são compatíveis com os negócios.

Dito isso, vale lembrar que não é só a comunicação interna que pode ser prejudicada. A empresa pode ter prejuízos financeiros, uma vez que os dados do cliente também podem ser violados. Como toda lei, se não for cumprida, há penalidades.

No entanto, é possível atender aos requisitos mencionados no tópico anterior e à legislação em si assumindo algumas posturas dentro da empresa. Veja quais são:

– crie cartilhas internas — desenvolva um manual interno sobre boas práticas no manejo de dados, explicando o que diz a lei de maneira clara e objetiva, e estabelecendo as possíveis consequências em caso de desrespeito às normativas;

– treine os colaboradores — proponha atividades periódicas para reforçar a importância da confidencialidade no que diz respeito ao armazenamento de dados e segurança na troca de mensagens, mostrando como isso deve ser feito no dia a dia;

– estabeleça regras sobre o uso de plataformas no trabalho — o computador da empresa não é lugar para acessar o Facebook pessoal ou abrir a função web do WhatsApp. Tais programas só devem ser utilizados em contas comerciais, pelos departamentos responsáveis;

– adote softwares mais seguros — softwares de RH e o próprio sistema geral da empresa devem prezar pela segurança dos dados e das mensagens neles armazenados. Não hesite em investir nos mecanismos certos para garantir a privacidade.

Qual é a importância de manter a segurança dos dados?

Dados pessoais se transformaram em uma mercadoria rentável. Por meio deles, é possível atingir aos mais variados públicos, com os mais diversos objetivos. No mundo corporativo, as metas costumam ser a divulgação de produtos e serviço, assim como a atração de talentos.

Os softwares de comunicação que estão sendo utilizados pelos funcionários atualmente – como o Whatsapp -, não são projetados para guardar os dados em segurança. Uma vez que as informações são armazenadas no celular dos usuários, acaba ferindo as normas estabelecidas pela LGPD, que estabelece que os dados devem ser guardados em servidor gerenciado pela empresa.

Além disso, a LGPD estabelece que, a qualquer tempo, os dados trocados entre a empresa e o cliente devem ser disponibilizados em cópia para o cliente, caso o mesmo venha a solicitar. Neste caso, se a empresa permite o funcionário utilizar o WhatsApp pessoal para a comunicação com o cliente, não seria possível atender a este item da LGPD.

Nesse contexto, é importante investir em recursos que facilitem o diálogo entre as equipes, ao mesmo tempo em que garante a proteção dessas mensagens e dos arquivos armazenados. Isso aumenta a confiança do trabalhador na empresa, evita a perda dos profissionais para a concorrência e faz com que a organização responda ao que está estabelecido em lei.

Em tempos em que as ligações de São Paulo viraram até piada e a competitividade do mercado também inclui a luta para reter os melhores talentos do mercado, conhecer os impactos da LGPD na comunicação é fundamental para estabelecer uma rotina mais segura e confortável — tanto para o colaborador, quanto para a empresa.

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