Quer conhecer algumas dicas de organização no trabalho? Veja aqui!

A produtividade é um quesito essencial o ambiente corporativo. No entanto, para que isso aconteça a organização no trabalho deve ser priorizada, e existe uma série de medidas que colaboram para atingir esse objetivo. Buscar as melhores soluções de acordo com a empresa auxilia a adotar as estratégias certas, de modo que se aumente consideravelmente o desempenho dos colaboradores.

A organização no trabalho deve ser priorizada como um meio para que os profissionais consigam estabelecer suas prioridades. Dessa forma, eles serão capazes de planejar seu tempo, organizar suas obrigações e, assim, alcançar uma produtividade muito maior. Portanto, aumentar a eficiência exige colocar em prática um conjunto de fatores.

Nesse sentido, confira algumas dicas que separamos para que você consiga promover a organização no ambiente corporativo para conseguir resultados cada vez melhores!

Evitar distrações

Checar e-mails, assistir um vídeo rápido que enviaram em um grupo do aplicativo de mensagens, conferir o andamento de uma compra online, dar uma olhada nas redes sociais… existem muitas distrações que podem tirar o foco dos colaboradores durante o expediente. Por mais que sejam atividades que levem poucos minutos, elas já são o suficiente para perder a concentração.

Nesse contexto corporativo, além das demandas para lidar diariamente, essas pequenas abstrações são o suficiente para que a produtividade caia. Não é nada incomum encontrar pessoas que gastam seu tempo conferindo aspectos pessoais durante o expediente. No entanto, o ideal é trabalhar ao menos duas horas sem interrupções, em que a atenção esteja totalmente voltada às atividades laborais.

Limitar o tempo das tarefas

Outra maneira eficiente de fazer com que os colaboradores se foquem em suas atividades é estabelecer um período específico para cada tarefa. Ao delegar demandas sem ter um prazo, isso acaba por estimular a procrastinação, pois os profissionais estarão livres para executar o trabalho apenas quando quiserem.

No entanto, ao colocar prazos para que a atividade seja concluída, os colaboradores são “forçados” a se organizar e traçar planos para executar suas tarefas. Porém, é importante colocar um tempo para que a demanda seja feita com qualidade, além de considerar outras ocupações que o colaborador possa ter naquele período. Assim, será possível realizar os serviços com cuidado para que depois não se perca tempo com refações.

Fazer listas de atividades

Essa é uma das dicas mais básicas de produtividade no trabalho. Por mais que parece muito simples, ela entrega excelentes resultados. As listas têm um poder de organização enorme, mas também é preciso contar com a disciplina dos colaboradores para que seja levada a sério. É natural que mesmo com as demandas estabelecidas no checklist ainda haja certa demora para iniciar as tarefas.

Entretanto, é preciso estimular os trabalhadores a seguir com o planejamento de suas listas e mostrar a sua importância. Quanto antes as demandas forem resolvidas e entregues, maior será rendimento em todos os setores. Adiar a resolução de problemas só serve para gerar mais preocupação e ansiedade, pois em algum momento será inevitável realizar aquela atividade. Portanto, o ideal é levar a lista à risca e solucionar as questões o mais rápido possível.

Estabelecer tarefas prioritárias

Além de fazer a lista de tarefas, é preciso saber estabelecer quais são as prioridades para aquele momento. Quando se está com uma lista de demandas para serem entregues, é fundamental verificar qual delas é mais urgente. Desse modo, é possível listar gradualmente o que deve ser feito primeiro. Quando se estabelece as atividades que são prioritárias até as que são menos importantes e podem esperar, é mais fácil tomar decisões e executar as obrigações.

Contudo, mesmo com as tarefas que são prioridades, lembre-se que há chances de surgirem demandas de última hora. Nesse sentido, é preciso analisar e remontar o cronograma de tarefas para encaixar as novas solicitações. Portanto, a coordenação e organização são essenciais para que os prazos sejam cumpridos sem que o rendimento seja prejudicado.

Executar uma demanda de cada vez

Nos últimos tempos temos visto uma exaltação de profissionais que são multitarefa, aqueles capazes de fazer várias atividades ao mesmo tempo e que, segundo essa ideia, há uma otimização de tempo. Isso pode até ser verdade, mas e quanto a qualidade das demandas entregues? Começar várias atividades ao mesmo tempo e ficar pulando de uma para outra faz com que o cérebro nunca se foque 100% no que está fazendo.

É sabido que isso faz com que o rendimento seja menor, já que a capacidade de atenção é determinante para a qualidade do que está sendo feito. Por mais que hajam várias tarefas pendentes, o ideal é focar em uma de cada vez e, ao começar, executar apenas ela até finalizar. Nossa mente não é uma máquina que consegue realizar centenas de coisas de uma vez. Por isso, veja as prioridades e inicie uma tarefa de cada vez.

Contar com ferramentas tecnológicas

A tecnologia evolui a cada dia e é capaz de trazer muitas oportunidades para que a rotina de trabalho seja mais produtiva. Já existem uma grande variedade de ferramentas que propõem soluções para comunicação interna, administração de tempo, criação de lista de atividades e muitas outras possibilidades.

Conhecer e aproveitar softwares de compartilhamento com membros da equipe, organização de demandas e outros aspectos de forma rápida e simples entregam ótimos resultados. Dessa maneira, a organização e gerenciamento de tarefas é mais eficaz, além de se ter uma noção geral do andamento de cada etapa dos processos.

Utilizar aplicativos de comunicação interna

Há vários tipos de softwares para se comunicar com o time. Entretanto, procurar por um aplicativo específico que auxilie na melhoria da comunicação interna gera resultados mais positivos, uma vez que é possível conversar via chat ou videoconferências, conectar as equipes e organizar e localizar informações de forma mais ágil.

Essa conexão e o contato mais próximo entre os colaboradores por meio de uma instância empresarial também ajuda a ter controle total das atividades. Assim, se elimina barreiras comunicativas e se tem mais flexibilidade e segurança, além da comunicação ser instantânea e eficiente.

A muitos benefícios em adotar esse tipo de ferramenta, como a centralização de toda a comunicação da empresa em um único lugar, o que ajuda na administração e organização no trabalho dos colaboradores nas variadas etapas dos projetos. Dessa maneira, você pode ter certeza que a produtividade aumentará significantemente e a gestão de equipes será ainda melhor.

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