Hoy en día uno de los factores principales de éxito en todas las empresas, es poder contar con procesos organizados y herramientas para poder darle seguimiento a cada una de las actividades y proyectos que se están desarrollando dentro de la compañía.

La gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas fracasan en fases tempranas debido a la falta de organización en todos sus procesos profesionales y tareas que tienen en el día a día. Es por esto que queremos hablar un poco de este tema y cómo influye en el éxito de las compañías.

Todas las empresas sin importar el tamaña tienen procesos y tareas que realizar en diferentes aspectos y áreas de la compañía. Sin embargo, la gran mayoría no da un seguimiento adecuado a estos procesos, lo que influye negativamente en cada uno de los resultados y las metas propuestas que tienen los equipos y las empresas. Hoy en día y debido al elevado uso de la mensajería instantánea, tendemos a olvidar muchas de las tareas pendientes que tenemos en un proceso o trabajo en específico, casi siempre olvidamos en un chat los pendientes laborales. Si queremos ser mucho más eficientes en nuestras empresas, y ahorrar dinero en mi operación, es fundamental tener muy definido cada una de las tareas de mi equipo y los alcances que tienen dentro de la compañía. Aquí van algunos consejos para ser mas organizados en las empresas.

Buscar soluciones de organización de tareas y procesos en el mercado

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, existen muchas solcuiones en el mercado, que buscan resolver las necesidades de organización y asignación de tareas que existen en todas las empresas. Dependiendo del tamaño de tu compañía puedes ajustarte a la solución que mejor que acople a tus necesidades. Hay desde soluciones gratis como (Trello, KanbanFlow, Archmule, Kanbanchi..etc); Hasta soluciones pagas con muchas customizaciones integradas a los procesos internos de tu empresa. Debes elegir la que mejor costo – beneficio entregue a tu compañía.

Estandarizar todos los procesos profesionales en mi solución escogida

Luego de haber explorado el sin fin de soluciones de gestión de tareas y procesos que existen en el mercado, y luego de haber escogido la que mejor se ajusta a tu empresa. El siguiente paso es definir todos los planes de acción de los diferentes procesos profesionales, y organizarlos dentro de mi solución oficial.

Es muy importante que todo esté definido por etapas, y que todos mis colaboradores conozcan como definir cada tarea en una etapa u otra. Siempre cada una de las tareas asignadas a mi equipo deben estar documentadas dentro de la plataforma, esto permitirá que tengamos un seguimiento y que los procesos avancen fluidamente y mucho más eficiente.

Realizar reuniones de planeación y seguimiento

Un factor importante para tener éxito en la organización de los procesos y las tareas, es poder tener cada cierto tiempo reuniones de planificación y seguimiento de cada uno de los proyectos que estamos trabajando como equipo. Aquí podremos definir mejoras en cada una de las etapas de los procesos. Esto también permite ver como está siendo el desempeño del equipo, y en donde debemos ser más rápidos o eficientes para alcanzar los resultados.

Con lo mencionado anteriormente podremos mejorar mucho nuestra gestión de tareas y actividades dentro de la empresa. Recuerda siempre tener comunicación fluida con tu equipo en todo momento. Solo así podrás asegurar que los procesos empresariales sean eficaces y puedas lograr tus metas ahorrando dinero y aprovechando al máximo tus recursos.

Si deseas conocer acerca de imMail y como a través de la mensajería instantánea profesional integrado a un sistema de tareas, puedes mejorar la gestión de procesos en tu organización. Escríbenos a sales@immail.ca y uno de nuestros especialistas te contactará para agendar una demo personalizada.