Embora o trabalho remoto seja apontado como uma tendência para a gestão de pessoas há algum tempo, muitas empresas se mostravam resistes a adoção desse modelo. Um dos principais motivos era o desconhecimento da relação entre home office e produtividade.

A pandemia causada pelo COVID-19 mudou essa realidade. O isolamento social é a principal recomendação das autoridades da saúde para amenizar a propagação do vírus e, com isso, as organizações se viram obrigadas a transferir suas operações para a casa de seus colaboradores.

O teletrabalho foi a solução encontrada para que os negócios se mantenham produtivos e trouxe um desafio para os gestores: como manter as equipes estimuladas e engajadas à distância? É o que vamos contar neste post. Acompanhe com a gente!

Tenha uma boa plataforma de comunicação

Estabelecer uma relação satisfatória entre home office e produtividade está intimamente ligado a uma comunicação interna ágil e transparente. Antes da pandemia, líderes e gestores estavam sempre a disposição das equipes para tirar dúvidas, elogiar, incentivar e corrigir eventuais falhas. Bastava se dirigir ao posto de trabalho do colaborador ou convocar as equipes para uma reunião.

Isso não precisa mudar com a adoção do teletrabalho. Como esse modelo de jornada já era adotado por muitas empresas antes da pandemia, existem diversas plataformas de comunicação que facilitam o contato entre os representantes da empresa e seus colaboradores.

Além dos tradicionais programas cujo principal objetivo é realizar videoconferências, existem os aplicativos especialmente voltados para a comunicação corporativa, um investimento válido não só para os tempos de pandemia e home office, mas para o dia a dia da empresa.

Estabelecer um canal oficial e formal de troca de mensagens traz diversos benefícios para a organização. Podemos citar o controle das mensagens trocadas e a proteção contra o vazamento de informações como os principais.

Revise metas

Há diferenças nas metas sugeridas para quem trabalha em home office, daqueles que desempenham suas funções dentro de um escritório e que devem ser consideradas durante o isolamento social.

É preciso pensar qual o papel da empresa em meio a pandemia, o quanto seus serviços são essenciais para a sociedade neste momento e adequar os objetivos para esse período. Em geral, metas impossíveis de atingir desmotivam e fazem a produtividade cair. Seja consciente.

Além de estabelecer metas condizentes com a realidade, é importante reconhecer os esforços para que sejam atingidas. Mesmo que líderes e liderados estejam fisicamente distantes, o reconhecimento por meio de mensagens, ligações, e-mails ou até mesmo postagens em rede social é fundamental para elevar a motivação, o engajamento e a produtividade das equipes.

Defina métricas e gerencie tempo

A implementação do home office deve ser realizada como parte do planejamento estratégico, mas, no contexto atual, as empresas não tiveram tempo hábil para fazer qualquer tipo de preparação. Por isso, algumas definições sobre teletrabalho podem ser entendidas de maneira equivocada.

Trabalhar fora do escritório passa a falsa impressão de flexibilidade. Isso significa que muitos colaboradores entendem que o serviço pode ser realizado a qualquer hora do dia, desde que os objetivos diários sejam cumpridos.

A ideia não está totalmente errada. No entanto, é necessário um controle eficiente sobre a produtividade e gerenciamento de tempo, evitando que a equipe acabe se rendendo as distrações do ambiente doméstico e estoure alguns prazos.

Deve haver uma distinção entre os departamentos que devem acompanhar a carga horária tradicional — geralmente os que prestam atendimento a clientes, fornecedores e outros parceiros de trabalho — e os que podem trabalhar respeitando um esquema de entrega de tarefas. Depois, é hora de definir quais recursos serão utilizados para acompanhar esse trabalho.

Para isso, a empresa pode adotar ferramentas como o Trello, que permite que o gestor distribua as atividades para os membros da equipe, estabelecendo prazos para a sua conclusão e acompanhando a entrega das tarefas em tempo real.

Estabeleça normas

Em geral, a disciplina é um elemento fundamental para que os processos corporativos sejam bem-sucedidos, e ainda mais importante quando no regime de trabalho home office. Procure estabelecer normas nos seguintes sentidos:

• em relação à comunicação com os gestores, os canais mais adequados e horários disponíveis para conversar em tempo real;
• horários de atendimento ao cliente;
• como o trabalho deverá ser reportado aos superiores e com qual frequência;
• se há um controle de jornada e como ele será feito;
• as orientações necessárias sobre o funcionamento da empresa, que devem ser repassadas a clientes e fornecedores;
• quais períodos devem ser reservados para as reuniões e com qual frequências elas vão acontecer.

Ofereça boa infraestrutura para trabalho

A comunicação é o segredo para manter a relação entre home office e a produtividade, e é de responsabilidade da empresa oferecer os recursos necessários para que o diálogo aconteça de forma rápida, segura e fluida.

Nesse sentido, não basta que os gestores estejam disponíveis. É preciso que a infraestrutura oferecida para o trabalho seja de qualidade e adequada ao perfil dos colaboradores.

Por exemplo, vamos supor que a empresa utilize planilhas compartilhadas. Cada colaborador preenche as células de acordo com o resultado do seu trabalho, permitindo que todos os membros da equipe tenham acesso às informações necessárias, em tempo real.

A primeira vista, pode parecer uma saída bastante simples para a rotina. No entanto, é necessário considerar se o tamanho da planilha e o volume de dados inseridos podem ser facilmente manipulados no computador pessoal de cada profissional.

Nesse caso, o indicado é testar alguns dos recursos sugeridos ao longo deste material, solicitando o feedback dos colaboradores a respeito das possíveis ferramentas adotadas. Lembre-se de que o conceito de produtividade é entregar mais em menos tempo, por isso, simplificar o dia a dia dos trabalhadores é fundamental.

Como você pôde perceber, a tecnologia permite que home office e produtividade andem de mãos dadas neste período de isolamento social. Mesmo assim, é importante se reunir com os colaboradores — ainda que remotamente — para manter o alinhamento entre o trabalho das equipes e os objetivos do negócio. A comunicação é ainda mais importante em tempos de pandemia, portanto, invista!

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