O sucesso de uma empresa depende de vários fatores, e isso faz com que a preocupação das organizações esteja voltada ao cliente externo. No entanto, é necessário cuidar do diálogo com o capital humano.

São os colaboradores que fazem a máquina empresarial girar por meio de novas ideias, atendimento de excelência, serviços prestados e outras atividades de responsabilidade dos profissionais contratados. Sem uma comunicação efetiva, é impossível transmitir o que a empresa espera e ouvir as demandas dos colaboradores. Por isso, a comunicação interna nas empresas é o nosso assunto de hoje.

Neste post, vamos ajudar você a avaliar se a sua empresa está adequada a essa realidade, e trazer dicas de como melhorar a comunicação. Acompanhe!

Como avaliar se a comunicação interna está adequada?

Quando não há uma avaliação sobre a efetividade da comunicação interna nas empresas, podem surgir problemas na hora de manter os líderes engajados e garantir que os colaboradores entreguem aquilo que se espera deles.

Por mais que possa parecer que todos os envolvidos com os processos organizacionais estejam cientes do que é esperado da conduta de cada um, muitas vezes a realidade é outra: a verdade é que a empresa não está se comunicando da maneira adequada, utilizando uma linguagem inacessível em canais que não chegam a todos os membros das suas equipes.

Felizmente, é possível descobrir se o fluxo de informação interna da sua empresa está funcionando da forma que deveria — e é mais simples que parece, especialmente se são utilizados os meios digitais para isso.

Por exemplo, se a sua empresa aposta na comunicação via intranet ou blog corporativo, é possível identificar:

– o número de visualizações de cada página;

– o tempo de permanência dos usuários;

– se há comentários ou feedbacks nas páginas;

– se há cliques em algum link sugerido;

– se o usuário saiu da página sem navegar pelo site.

Caso o número de pessoas esteja muito abaixo do esperado, tenha certeza de que esse tipo de escolha não é a mais adequada ao perfil do seu público interno e pode ser a razão dos resultados estarem diferentes do esperado.

No caso do e-mail corporativo, essa análise é ainda mais simples. Basta verificar a taxa de abertura das mensagens e conferir se os profissionais realmente estão acessando a caixa de entrada como deveriam.

Esses canais não precisam ser modificados, mas é preciso apostar em estratégias que eduquem o público interno a fazer uso dessas ferramentas da maneira adequada.

Como melhorar o processo comunicativo de uma empresa?

Agora que você já sabe como avaliar se a comunicação interna da sua empresa está adequada ao perfil dos seus colaboradores, é hora de conferir algumas dicas valiosas sobre como atingir os níveis de excelência!

1. Centralize o local de divulgação das informações

Quando a empresa não tem um meio de comunicação interno oficial, líderes de setores, diretoria e responsáveis pelo departamento de recursos humanos tentam resolver esse problema utilizando vários canais simultâneos, como murais, e-mails e aplicativos pessoais de troca de mensagens.

Embora as intenções sejam as melhores, ter vários emissores podem causar uma confusão e fazer com que os interessados percam avisos importantes. Dito isso, é fundamental centralizar o local de divulgação dessas informações, para que os profissionais tenham a quem recorrer em caso de dúvidas, sugestões ou reclamações, e os gestores possam solicitar a transmissão dos seus comunicados.

2. Tenha um espaço oficial para o registro das informações

A dica acima nos leva a outro ponto importante a ser destacado: é preciso estabelecer os espaços utilizados para que o fluxo de comunicação interna possa acontecer de maneira fluída, transparente e sem ruídos. Esses locais precisam ser formais e informais.

Isso significa que é necessário buscar alternativas oficiais para se comunicar com os colaboradores, como:

– reuniões periódicas em grupo e individuais;

– e-mail corporativo;

– chat corporativo;

– eventos internos realizados em espaços de convivência;

– confraternizações fora do horário de trabalho.

Além de viabilizar a troca de informações entre a empresa e os seus colaboradores, tais ações ajudam a fortalecer os laços entre a diretoria e as equipes, facilitando a integração e, consequentemente, a comunicação.

Vale lembrar que é importante abrir espaço para que os profissionais possam expressar críticas, elogios, opiniões e pedidos aos diretores. Só assim é possível adequar as ações internas da empresa às verdadeiras demandas do seu capital humano, melhorando a retenção de talentos e a produtividade.

3. Invista em um aplicativo corporativo

A popularização dos aplicativos pessoais de mensagem acendem um alerta para o mundo corporativo. A troca de mensagens nos smartphones pessoais realmente otimiza a rotina, mas pode ser uma cilada no que diz respeito à confidencialidade do conteúdo e até mesmo à produtividade.

Isso porque, ao abrir o aplicativo, o usuário também se depara com mensagens pessoais, o que pode acabar fazendo com que a atenção seja dispersada com assuntos que nada tem a ver com a rotina de trabalho. O mesmo acontece com conversas confidenciais, novos projetos ou informações importantes. Além disso, um dano ao aparelho ou a ação de um hacker pode colocar tudo a perder.

Hoje, já existem empresas que oferecem aplicativos corporativos de troca de mensagens, trazendo a mesma eficiência e praticidade das plataformas utilizadas na vida pessoal, mas com toda a segurança e o profissionalismo necessários para o dia a dia.

Como o imMail pode ajudar a sua empresa?

O imMail é um aplicativo para a comunicação corporativa que permite que as empresas padronizem, gerenciem e auditem as mensagens que circulam entre os colaboradores, garantindo controle e segurança sobre dados e informações que devem ser protegidos.

Entre os diferenciais, podemos destacar:

– permissão para que o gestor audite, gerencie e controle a comunicação instantânea das equipes;

– possibilidade de ser instalado na infraestrutura tecnológica da empresa, ser disponibilizado em nuvem ou ser integrado a softwares internos.

As funcionalidades do imMail contribuem para que a comunicação interna nas empresas aconteça de forma transparente e profissional, contribuindo para que as organizações possam recuperar o controle que foi perdido com a popularização dos aplicativos de mensagens instantânea.

Se você ficou interessado pelas funcionalidades oferecidas pelo imMail, acesse o nosso site e confira os diferentes planos disponíveis!