Dois termos que têm ganhado muito destaque nos últimos tempos são home office e trabalho remoto. Um dos motivos do crescimento e desenvolvimento dessas modalidades é a tecnologia. Além disso, em virtude da crise global causada pelo coronavírus, muitas empresas, para não parar, estão mergulhando nesses novos modelos.

Há algum tempo, muitas pessoas acreditavam que esse tipo de trabalho poderia ser feito apenas por algumas áreas, mas é na necessidade que os profissionais estão descobrindo que são inúmeros setores que podem fazer parte do trabalho remoto.

No entanto, novas formas de trabalho exigem novas formas de gerenciamento. Não podemos atualizar o modelo e deixar a sua aplicabilidade como antigamente, certo? É preciso um comprometimento com a mudança — assim, os resultados podem ser melhor do que o esperado!

Foi pensando nisso que trouxemos este conteúdo. Nele, você encontrará quais são as melhores práticas para o gerenciamento de equipes remotas! Continue a leitura e comece desde já a trabalhar de forma positiva para essa transformação!

O que é home office e trabalho remoto?

Home office é, muitas vezes, confundido com o trabalho remoto. Na verdade, é quando o colaborador realiza o trabalho a partir de sua casa, literalmente. Nessa modalidade, salvo algumas exceções, não há a necessidade de ir até a empresa, e o colaborador tem bastante autonomia sobre seus horários e suas escolhas.

Já o trabalho remoto tem uma maior complexidade em sua realização. Primeiramente, ele pode ser feito em outros lugares que sejam da preferência do colaborador, como cafés, bibliotecas ou uma coworking.

Normalmente, o trabalho remoto não é feito sozinho: a pessoa participa de reuniões online, compartilha informações importantes com outros profissionais e promove parcerias — ou seja, ele pode ser feito em equipe.

Ambas as modalidades cumprem metas, prazos e outras estratégias que organizam as tarefas. Além disso, é necessário ter uma boa conexão, um notebook e fones de ouvido. Essas são as ferramentas importantes para realizar esse trabalho com excelência.

Como gerenciar equipes remotas?

Essa é uma questão trazida por muitos gerentes e profissionais do RH, pois quando não há um local fixo para o funcionário, quando ele mesmo fica responsável pelas atividades e pelos seus horários, há um certo receio quanto ao cumprimento das tarefas.

É preciso muita organização e responsabilidade para executar o trabalho dentro dos prazos e, ao mesmo tempo, é necessário ter muita flexibilidade. Então, como encontrar o equilíbrio? A equipe de TI tem um papel fundamental nesse momento para que a comunicação seja estratégica e funcional! Confira!

1. Tenha a tecnologia como principal aliada

Como dito, as principais ferramentas para o trabalho remoto são internet, notebook e fones de ouvido. A partir disso, o TI pode desenvolver ou investir em softwares que facilitam, agilizam e mantêm seguras as informações compartilhadas no trabalho remoto.

De acordo com informações divulgadas pelo G1, a disseminação dos equipamentos móveis impulsionam o trabalho remoto no Brasil. A matéria divulga que as empresas estão demandando mais serviços de TI e telecomunicações com recursos de mobilidade corporativa. Esse movimento acontece porque ao mesmo em tempo que as empresas aumentam suas redes de contatos e informações, a necessidade de segurança também cresce.

Por exemplo, se o TI consegue se organizar trazendo para os colaboradores uma plataforma centralizada com todas as informações, toda a forma de comunicação se dará de maneira segura. As conversas estarão concentradas em apenas um sistema, o que evitará vazamentos — algo recorrente em plataformas mais populares.

Além disso, caso haja algum problema, o foco na resolução ocorrerá dentro da empresa ou será feito pelo serviço terceirizado. Assim, as adversidades serão trabalhadas de maneira concentrada e pensando no perfil da empresa — isto é, o trabalho será personalizado de acordo com as necessidades organizacionais.

2. Controle a produtividade

Podemos começar a explicar a partir de uma analogia: uma empresa que adota o sistema tradicional tem o seu controle de estoque. Ela controla a saída e entrada de produtos.

A partir dos números obtidos, ela saberá em quais peças investir mais, quais são os artefatos que não precisam ser repostos e qual área precisa de mais investimento em marketing. Sendo assim, o controle de estoque é a possibilidade de fazer várias leituras sobre a empresa.

Algo semelhante ocorre com o trabalho remoto. Como ele é feito a distância, é necessário haver um controle eficiente sobre a produtividade: analisar a quantidade e a qualidade dos trabalhos empreendidos, verificar os feedbacks e perceber em quais setores existem falhas ou acertos.

Essa será uma estratégia eficiente para mensurar como anda o trabalho remoto, sua efetividade para a empresa e como a área de TI pode aperfeiçoar o suporte para os colaboradores.

3. Gerencie as horas de trabalho

A flexibilidade é uma das grandes vantagens do trabalho remoto, mas isso não significa que o gerenciamento das horas de trabalho não sejam necessárias — pelo contrário, é nessa modalidade ela se faz mais precisa.

Para que esse gerenciamento seja feito com sucesso, a plataforma da empresa poderá ajudar. Nela, estarão registrados os acessos do profissional, quanto tempo ele esteve online e quais foram as ações tomadas pela equipe. Por exemplo, serão registradas as durações das reuniões e, caso haja o consentimento dos participantes, ela poderá ser, inclusive, gravada.

Claro que não haverá a exigência de que o colaborador esteja online oito horas seguidas por dia, afinal, o trabalho pode ser feito de diversas formas e as pesquisas podem passar por diversos sites ou programas. No entanto, caso a produção não esteja em dia, esses registros sobre as horas de trabalho poderão ser úteis durante as análises e feedbacks.

4. Elabore um cronograma e priorize-o

O cronograma é fundamental para quem trabalha em home office ou realiza o trabalho remoto. Quando as funções ocorrem em equipe, os cronogramas são essenciais para manter a organização, a lista de prioridades e a comunicação em dia.

Quando o trabalho é presencial, as empresas costumam colocar quadros disponíveis para lembrar os seus colaboradores das metas, dos planejamentos e dos objetivos. Ao passar pelo quadro, todos se lembram de suas funções. Entretanto, quando o trabalho é remoto, essas informações precisam ser organizadas e compartilhadas.

É importante descrever metas, datas, planos e orientações no cronograma. Para que a produção se mantenha alinhada, ele deve ser seguido com o máximo de prioridade. Assim, a equipe se manterá alinhada e as datas estarão em dia.

Como vimos, para realizar um bom gerenciamento de equipes remotas, é muito importante que a comunicação seja eficiente — afinal, ela é fundamental para o sucesso do empreendimento.

Os serviços prestados pela imMail podem ser a solução para o seu negócio. Ela disponibiliza um aplicativo para auxiliar a comunicação corporativa. Assim, as empresas terão acesso a formas de gerenciamento, edição, nuvem e comunicação para que as reuniões do trabalho remoto sejam feitas com eficiência e segurança, e para que o colaborador se sinta cada vez mais confortável para realizar a sua ocupação.

Quer saber mais sobre o nosso trabalho e ver como se beneficiar nessa nova estratégia? Então, entre em contato conosco — estamos disponíveis para auxiliá-lo!