Lograr una productividad alta y eficiente es lo que toda empresa planea, invierte y pretende para obtener los mejores resultados de sus procesos. Sin embargo, para alcanzar los niveles más altos y destacar en el mercado competitivo es necesario poner en práctica algunos métodos y técnicas de productividad para producir mejor.

El uso de algunas de estas técnicas de productividad, como Pomodoro, Flow Time, Eisenhower Matrix y GTD methodology son excelentes maneras de impulsar su negocio. Teniendo en cuenta esto, en este artículo le enseñaremos cómo utilizar las mejores herramientas para hacer su flujo de trabajo aún más activo y actualizado con sus demandas. ¡Sigue leyendo y descubre más!

1. Eisenhower Matrix

La matriz Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, es una técnica de gestión del tiempo, es una solución para un flujo de trabajo intenso. Dwight Eisenhower, entonces presidente de los Estados Unidos, creó este método para priorizar y organizar las tareas y el proceso de la organización, a diario.

Esta herramienta ordena las tareas en función de su importancia y urgencia, y se distribuyen en 4 cuadrantes:

1. Importante y urgente;
2. Importante y no urgente;
3. No es importante y urgente;
4. No es importante y no urgente;

Para garantizar que los cuadrantes estén organizados y alcancen sus objetivos de productividad, es importante entender lo que es urgente y lo que es importante.

Para actividades importantes, los resultados actúan directamente sobre las metas y objetivos que desea alcanzar. Para las tareas urgentes, hay una fecha límite para que se cumplan. Por lo tanto, debe tener cuidado de no comprometer el resultado.

A continuación, compruebe lo que debe colocar en cada cuadrante. Debe tener atención adicional al realizar este paso, por lo que no introduzca información incorrecta ni inserte demasiadas actividades en un solo cuadrante.

1o – IMPORTANTE Y URGENTE

Tareas que son extremadamente importantes  para su trabajo. Deben tener el nivel más alto de prioridad, ya que tienen una fecha límite para cumplir.

2o – IMPORTANTE Y NO URGENTE

En este cuadrante debe colocar tareas que estén relacionadas con sus objetivos, pero que no tengan un plazo estrictamente definido.

Una vez que complete las tareas desde el primer cuadrante, puede reasignar su tiempo para poner estas tareas en práctica y empezar a trabajar en ellas.

3o – NO IMPORTANTE Y URGENTE

Las tareas en este cuadrante tienen poca importancia, sin embargo son urgentes. Estas tareas no necesitan atención inmediata, pueden ser reprogramadas o delegadas a otra persona en el equipo.

4o – NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

Las tareas de este último cuadrante dependen de su perspectiva. Si los colocaste aquí, significa que tal vez quieras hacerlos. Sin embargo, como no son importantes y no urgentes, incluso puedes descartarlos, y no hacerlos en absoluto.

2. Metodología GTD

Getting Things Done es una de las técnicas de productividad más populares. GTD es el acrónimo de la metodología presentada en el libro “El arte de la productividad libre de estrés” escrito por David Allen, un consultor de productividad  en el trabajo.

El método GTD ayuda a eliminar de tu mente todas las distracciones y preocupaciones que nos quitan el enfoque cuando estamos realizando alguna tarea, se conocen como “bucles abiertos”.

Antes de poner el método en práctica, es importante enumerar todas las tareas que se deben realizar. Se recomienda anotar cada paso en trozos de papel separados, para que no se preocupe por el siguiente paso.

Asigne tiempo para sus tareas personales, por ejemplo, 20 minutos. Durante ese tiempo, usted puede responder a los mensajes en su teléfono móvil, ¡pero no se disperse! Revisa tus correos electrónicos, ve al baño, bebe agua, etc.

Es aconsejable planificar tu GTD la noche anterior, para que sepas de antemano qué tareas debes realizar al día siguiente. Le permite planificar a qué hora se despertará a la mañana siguiente, por ejemplo, dependiendo del flujo de actividades para el día siguiente.

3. Pomodoro

Esta técnica fue creada a partir de la idea de utilizar el temporizador de cocina en forma de tomate, tomate = pomodoro (italiano). El objetivo era medir el tiempo de estudio del joven Francesco Cirillo. Sólo después de la finalización de los estudios el resto estaría permitido.

Cirillo es el creador de la técnica Pomodoro, que se basa en intervalos que se cronometran. Al igual que el temporizador utilizado por Francesco, estos intervalos se dividen en trabajo y descanso, se llaman “pomodoros”. Uno debe trabajar continuamente durante 25 minutos y descansar durante 5 minutos. Este ciclo debe repetirse 4 veces, luego usted toma 15-20 minutos de descanso.

De esta metodología, los resultados provienen de la práctica continua. El objetivo es aprender a mantenerse enfocado en la tarea en cuestión, por lo tanto, es una manera de ser productivo mientras realizas tus tareas diarias, maximizando la concentración y disminuyendo las distracciones.

Por lo tanto, se puede utilizar para cualquier tipo de actividad, como trabajo, estudios, lectura de libros y otras actividades que consumen mucho tiempo. Puede planificar y tomar notas sólo para que todo se haga dentro de los plazos.

4. FlowTime

Las técnicas de productividad FlowTime son similares a la técnica Pomodoro, su objetivo es adquirir concentración y evitar la procrastinación en actividades de trabajo y estudio. Sin embargo, tiene flexibilidad de interrupciones.

De esta manera, realizar las actividades es menos estresante, ya que los intervalos son determinados por la persona, respetando su cuerpo y mente. Por ejemplo, si la persona tiene un problema de espalda, esta técnica es una buena opción, lo que le permite organizar su tiempo para que no pase mucho tiempo sentado y puede hacer varios descansos durante el día.

El factor más importante es determinar un intervalo de tiempo que puede seguir. La flexibilidad está en la duración de cada tarea y los intervalos de descanso. Por lo tanto, establezca la hora para iniciar el descanso y reanudar la actividad. Una sugerencia es comenzar con 30 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso, pasar a 40 minutos de trabajo y 15 minutos de descanso, si quieres.

Durante los intervalos de descanso, trate de estirarse y caminar alrededor de la casa. Bebe un poco de agua, ve al baño, respira hondo y prepárate para el siguiente paso.

Como hemos visto, la disciplina es la única manera de alcanzar metas y alcanzar objetivos. Por lo tanto, poner en práctica una de estas técnicas de productividad y asegúrese de que su negocio gana fuerza para establecerse en el mercado.

Para ir más allá en su aprendizaje, lea nuestro artículo sobre consejos para mejorar la productividad en el trabajo!