A produtividade é o resultado desejado por toda empresa que planeja, investe e objetiva os melhores resultados para os seus processos. Mas, para conquistar os patamares mais altos e se destacar no mercado competitivo, é necessário colocar em prática alguns métodos para produzir melhor.

Utilizar algumas técnicas de produtividade, como Pomodoro, Flow time, Matriz de Eisenhower e Metodologia GTD, são ótimas formas de turbinar o seu negócio.

Pensando nisso, neste texto, ensinaremos você a utilizar as melhores ferramentas para deixar o seu fluxo de trabalho ainda mais ativo e em dia com as demandas. Continue a leitura e confira!

1. Matriz de Eisenhower

A técnica da Matriz de Eisenhower, conhecida como matriz de gerenciamento de tempo, é uma solução para trabalhos de grande fluxo. Dwight Eisenhower, então presidente dos Estados Unidos, criou o método para priorizar e nortear as tarefas e os processos organizacionais.

Essa ferramenta é dividida conforme dois critérios: urgência e importância. Dentro dessas categorias, existem 4 quadrantes:

• importante e urgente;
• importante e não urgente;
• não importante e urgente;
• não importante e não urgente.

Para que os seus quadrantes fiquem bem organizados e cumpram com o seu objetivo de produtividade, é preciso entender o que é urgente e o que é importante. Nas atividades urgentes, os resultados agem diretamente nas metas planejadas e nos objetivos que deseja realizar.

Já nas atividades importantes, há um prazo para elas serem cumpridas. Por isso, é preciso ter atenção para não comprometer o resultado.

A seguir, veja o que você deve inserir em cada quadrante. É preciso ter cuidado ao realizar essa etapa, para não inserir informações equivocadas.

Primeiro quadrante: importante e urgente

São as atividades extremamente importantes para o seu trabalho. Elas devem apresentar a prioridade de nível mais elevado, pois têm um prazo a ser obedecido.

Segundo quadrante: importante e não urgente

Nesse quadrante, serão inseridas as tarefas que se referem às metas propostas, ou seja, que não têm um prazo rigorosamente definido.

Se as tarefas do primeiro quadrante já foram concluídas, você pode realocar o seu tempo para colocar essas em prática e desenvolvê-las melhor.

Terceiro quadrante: não importante e urgente

As tarefas desse quadrante têm uma importância bem pequena, ainda que urgentes. São itens com os quais você não precisa se preocupar no momento, pois podem ser realizados posteriormente ou delegados para outra pessoa.

Quarto quadrante: não importante e não urgente

Colocar a atividade nesse quadrante depende do ponto de vista de cada um. Se você a adicionou ao seu quadro, é porque deseja realizá-la. Porém, se achar necessário, ela pode ser descartada.

 2. Metodologia GTD

Uma das técnicas de produtividade mais conhecidas é a GTD (Getting Things Done). Essa sigla é uma metodologia apresentada no livro “A arte de fazer acontecer”, escrito por David Allen, consultor de produtividade no trabalho.

O método GTD ajuda a eliminar da sua mente todas as distrações e preocupações que tiram o foco da tarefa que está realizando, os chamados “circuitos abertos”.

Antes de colocar o método em prática, é importante listar todas as tarefas que precisam ser realizadas. O mais aconselhado é anotar cada etapa em pedaços de papéis separados, para que você não se preocupe com o próximo passo.

As tarefas pessoais também precisam ser realizadas. Determine um tempo para elas de, por exemplo, 20 minutos. Nesse período, pode responder às mensagens do celular, mas não se disperse! Verifique os seus e-mails, vá ao banheiro, beba água etc.

É mais aconselhado planejar o seu GTD na noite do dia anterior, assim, já saberá com antecedência quais tarefas precisarão ser realizadas. Dependendo do fluxo de atividades, você pode acordar mais cedo, por exemplo.

3. Pomodoro

Essa técnica foi criada a partir da utilização de um timer de cozinha com o formato de um tomate — em italiano, pomodoro. O objeto era utilizado para medir o tempo de estudo do jovem Franceso Cirillo. Somente após a conclusão é que o descanso seria autorizado.

Cirillo, assim, é o criador da técnica Pomodoro, trabalhada por meio de ciclos em que o tempo é cronometrado, assim como fazia o timer utilizado por Franceso. Nela, deve-se trabalhar durante 25 minutos contínuos para, então, descansar por 5 minutos. O ciclo deve ser repetido por 4 vezes, quando o descanso será estendido para 15 a 20 minutos.

Nessa metodologia, o resultado aparece com a continuidade da prática. O objetivo é aprender a manter o foco na tarefa realizada, sendo, portanto, uma forma de realizar seus afazeres com produtividade por meio da concentração.

Por isso, ela pode ser utilizada para qualquer tipo de atividade, como trabalho, estudo, leitura de livro ou outras ações que consomem muito tempo. Você pode planejá-las e anotá-las para que tudo seja cumprido dentro dos seus prazos.

4. Flow time

A técnica Flow time é conhecida como “fluxo de tempo”. Assim como a Pomodoro, seu objetivo também é o de adquirir a concentração e evitar a procrastinação nas diversas atividades de trabalho ou estudo. Porém, apresenta como diferencial a flexibilidade das interrupções.

Com essa mudança, realizar as atividades causa menos estresse, pois o intervalo é determinado pela própria pessoa, respeitando o seu corpo e a sua mente. Por exemplo, se você tem problema de coluna, a técnica é uma ótima opção, permitindo que se organize sem ficar muito tempo sentado e fazendo várias paradas durante o dia.

O mais importante é determinar um intervalo que você possa cumprir. A flexibilidade está na duração de cada tarefa e de cada descanso. Portanto, marque o tempo para começar a pausa e para retomar a atividade. Uma sugestão é começar com 30 minutos de trabalho e 10 minutos de descanso, podendo alterar depois para 40 minutos com intervalo de 15 minutos.

Durante as pausas, procure se alongar e caminhar um pouco pela casa. Aproveite para beber água, vá ao banheiro, faça uma respiração profunda e prepare-se para a próxima etapa.

Como vimos, ter disciplina é a única forma de cumprir as metas e realizar os seus objetivos. Por isso, coloque em prática uma dessas técnicas de produtividade e faça com que o seu negócio ganhe forças para se destacar no mercado em que atua.

Para complementar o seu aprendizado, leia também o nosso artigo sobre as dicas para melhorar a produtividade no trabalho!