Hoje um dos principais fatores de sucesso em todas as empresas é ter processos e ferramentas organizados para poder acompanhar cada uma das atividades e projetos que estão a ser desenvolvidos na empresa.

A grande maioria das pequenas e médias empresas fracassa nos estágios iniciais por falta de organização em todos os seus processos profissionais e tarefas do dia-a-dia. Por isso, queremos falar um pouco sobre esse tema e como ele influencia o sucesso das empresas.

Todas as empresas, independentemente do porte, possuem processos e atribuições a serem desempenhadas em diferentes aspectos e áreas da empresa. Porém, a grande maioria não monitora adequadamente esses processos, o que influencia negativamente cada um dos resultados e as metas propostas que as equipes e empresas têm. Hoje em dia e devido ao alto uso de mensagens instantâneas, tendemos a esquecer muitas das tarefas pendentes que temos em um processo ou trabalho específico, quase sempre esquecemos tarefas pendentes de trabalho em um chat. Se queremos ser muito mais eficientes nas nossas empresas, e poupar dinheiro na minha operação, é essencial ter muito definido cada uma das tarefas da minha equipa e o âmbito que têm dentro da empresa. Aqui estão algumas dicas para ser mais organizado nas empresas.

Encontre soluções para a organização de tarefas e processos no mercado

Tendo em conta o exposto, existem no mercado muitas soluções que procuram resolver as necessidades de organização e atribuição de tarefas que existem em todas as empresas. Dependendo do porte da sua empresa, você pode se ajustar à solução que melhor se adapte às suas necessidades. Existem soluções gratuitas como (Trello, KanbanFlow, Archmule, Kanbanchi..etc); Até soluções pagas com muitas customizações integradas aos processos internos da sua empresa. Você deve escolher aquele que oferece o melhor custo-benefício para sua empresa.

Padronizar todos os processos profissionais na minha solução escolhida

Depois de ter explorado as inúmeras soluções de gestão de tarefas e processos existentes no mercado e de ter escolhido aquela que mais se adequa à sua empresa. O próximo passo é definir todos os planos de ação dos diferentes processos profissionais e organizá-los dentro da minha solução oficial.

É muito importante que tudo seja definido em etapas, e que todos os meus colaboradores saibam definir cada tarefa em uma etapa ou outra. Cada uma das tarefas atribuídas à minha equipa deve estar sempre documentada na plataforma, o que nos permitirá ter um acompanhamento e que os processos decorram de forma harmoniosa e muito mais eficiente.

Realizar reuniões de planejamento e acompanhamento

Um fator importante para ter sucesso na organização de processos e tarefas é poder ter reuniões de planejamento e acompanhamento de vez em quando em cada um dos projetos que estamos trabalhando em equipe. Aqui podemos definir melhorias em cada uma das etapas dos processos. Isso também nos permite ver como está o desempenho da equipe e onde devemos ser mais rápidos ou mais eficientes para alcançar os resultados.

Com o exposto podemos melhorar muito a nossa gestão de tarefas e atividades dentro da empresa. Lembre-se de manter sempre uma comunicação fluida com sua equipe. Só então você pode garantir que os processos de negócios são eficientes e pode atingir seus objetivos enquanto economiza dinheiro e aproveita ao máximo seus recursos.

Se você deseja saber mais sobre o imMail e como, por meio de mensagens instantâneas profissionais integradas a um sistema de tarefas, pode melhorar o gerenciamento de processos em sua organização. Escreva para sales@immail.ca e um de nossos especialistas entrará em contato para agendar uma demonstração personalizada.