Desde que comenzó la pandemia, el mundo empresarial pasó a las interacciones digitales. Después de un año y medio viviendo en este nuevo mundo, la gente está más acostumbrada a usar la videoconferencia como la herramienta principal para llevar a cabo sus reuniones.

A diferencia de las antiguas reuniones presenciales, las reuniones celebradas por videoconferencia pueden comenzar con video apagado y los participantes reciben y manejan notificaciones de escritorio de otras aplicaciones, lo que contribuye a una sesión de baja participación y reuniones improductivas.

Para ayudarlo a lograr una mayor participación en sus sesiones de videoconferencia, hemos preparado tres consejos importantes sobre cómo puede tener reuniones virtuales más participativas y productivas:

# Tip1 – Encienda la cámara

Antes de que comience la reunión, asegúrese de que todos los participantes estén en la sala con el video y el micrófono encendidos. Sabemos que a algunas personas no les gusta encender la cámara, pero como moderador de la reunión, puede alentarlos a que habiliten su cámara para ver a la persona y establecer una relación. Una investigación reciente de la Universidad de Masaryk señala muchas más tasas de participación cuando la cámara está encendida.

# Tip2 – Después de que comienza la reunión, el micrófono debe permanecer APAGADO

Una de las cosas más terribles para las personas que realizan una sesión de videoconferencia es cuando alguien con un micrófono abierto contesta una llamada desde su teléfono celular o un ruido de una construcción que se lleva a cabo al otro lado de la calle. En una sesión de videoconferencia, cada pequeño ruido capta la atención de la audiencia, y no es inusual que el moderador de la sesión detenga la llamada y pregunte: “¿Alguien quiere decir algo? ¿No? ¡Ah … vale! Vamonos”. Por lo tanto, el moderador no debe olvidar al comienzo de la sesión, silenciar el micrófono de todos los demás, para garantizar una mayor concentración y participación en su sesión.

# Tip3 – No olvide enviar las minutas de la reunión

Durante una sesión de videoconferencia, una de las cosas más importantes es garantizar que la audiencia escuchó y entendió lo discutido, acordado y aprobado durante la reunión. Debido a que normalmente nos ocupamos de varias tareas al mismo tiempo, es muy importante tener a alguien dentro de la sala responsable para tomar notas y enviar las actas de la reunión después. Esto garantiza altos niveles de participación no solo durante sino también después de la reunión.

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