En estos dias, es bastante fácil encontrar una tecnologia para colaborar con su equipo. Incluso las aplicaciones de mensajería instantánea personales se utilizan de forma gratuita para ayudar a los equipos a comunicarse.

Pero, entre todas las opciones disponibles, ¿quién es el que traerá un mejor retorno de la inversión para su organización?

Primero, necesitamos comprender algunos conceptos importantes:

¿QUÉ ES RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN?

Según Tim Stobierski de Harvard Business Review, el retorno de la inversión (ROI) es una métrica que se utiliza para indicar cuántas ganancias se han generado a partir de una inversión realizada. En el caso de una empresa, el retorno de la inversión se presenta en dos formas principales, dependiendo de cuándo se calcula: el ROI anticipado y el ROI real.

ROI anticipado frente al real.

El ROI anticipado, o ROI esperado, se calcula antes de que comience un proyecto y, a menudo se usa para determinar si ese proyecto tiene sentido para llevarlo a cabo. El ROI anticipado utiliza costos, ingresos y otros supuestos estimados para determinar cuántas ganancias es probable que genere un proyecto.

Frecuentemente, esta cifra se ejecutará en una serie de escenarios diferentes para determinar el rango de posibles resultados. Luego, estos números se utilizan para comprender el riesgo y en última instancia, decidir si una iniciativa debe avanzar.

Por otro lado, ROI real es el verdadero retorno de la inversión generado por un proyecto. Este número generalmente se calcula después de que un proyecto ha concluido y utiliza los costos e ingresos finales para determinar cuántas ganancias produjo un proyecto en comparación con lo que se estimó.

RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

El retorno de la inversión generalmente se calcula tomando los ingresos reales o estimados de un proyecto y restando los costos reales o estimados. Ese número es el beneficio total que un proyecto ha generado o se espera que genere. Luego, ese número se divide por los costos.

En la gestión de proyectos, la fórmula se escribe de manera similar, pero con términos ligeramente diferentes:

ROI = [(Valor financiero – Costo del proyecto) / Costo del proyecto] x 100

CÁLCULO DEL ROI EN EL MUNDO DE LA COLABORACIÓN

Si desea comprender cómo funciona el ROI en el mundo de la colaboración, debe tener en cuenta dos variables importantes:

• Aumento de la productividad: ¿cuánto aumentará la productividad de mi organización / equipo con esta herramienta?
• Reducción de OPEX: ¿Cuánto puede aportar este producto en términos de reducción de costos para mi organización?

En términos de productividad, no es tan fácil medir con precisión cómo impacta una herramienta de colaboración en su productividad. Para ayudarlo a medir este impacto, puede hacer las siguientes preguntas a su equipo:

• Desde que adoptamos el software, ¿qué tan rápido puedo hacer mi trabajo, en comparación con lo que estaba haciendo antes?
• Desde que adoptamos el software, ¿qué tan rápido puedo comunicarme con las personas o acceder a la información, en comparación con lo que estabamos haciendo antes?
• Desde que adoptamos el software, ¿qué tan rápido puedo aprobar las cosas en comparación con lo que estabamos haciendo antes?

Para cada una de las preguntas anteriores, intente obtener una respuesta objetiva. Como “0,5 veces más rápido”, “más de 2 veces más rápido”, etc.

En términos de reducción de costos, la forma más fácil de medir el impacto positivo de un software de colaboración es enumerar algunos de los “costos de colaboración” que tenía la empresa y comparar el estado de estos costos después de que se implementa el software. Por ejemplo:

• ¿Cuánto se redujo el costo de los viajes después de la implementación del software?
• ¿Cuánto se redujo el costo de las telecomunicaciones después de la implementación del software?
• ¿Cuánto se redujo el costo de infraestructura (oficina, suministros, energía, etc.) luego de la implementación del software?

Después de obtener toda esta información de su equipo, para encontrar el ROI del software, aplique la siguiente ecuación:

% ROI = [($ de reducción de costos en un año + $ de aumento de ingresos en un año) / Costo del proyecto en un año] x 100

Como resultado, ahora puede saber si el software de colaboración que compró valió la pena o no para su organización.

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