A atribuição de tarefas em equipes de trabalho é um tema de relevância muito importante em todos os ambientes de trabalho dentro das empresas. No entanto, devido ao trabalho remoto, a atribuição de atividades ou tarefas mudou completamente. Hoje em dia muitos dos brincos que atribuímos às pessoas da nossa equipe, são feitos através de mensagens de texto ou virtuais. O trabalho remoto significava que muitas vezes não estamos cara a cara com nossos companheiros de equipe, explicando as tarefas que devem ser executadas ou alinhando objetivos de grupo. Grande parte da comunicação não verbal é perdida em nosso ambiente de trabalho virtual.

Para ajudá-lo a ter uma melhor atribuição de tarefas em sua equipe de trabalho. Independentemente de estarmos em espaços remotos ou virtuais. Trazemos 4 erros muito comuns quando atribuímos tarefas a colegas de trabalho que estão em home office ou trabalho remoto. Apresentando esses 4 erros queremos ajudá-lo que a atribuição de tarefas está correta, compreensível e não há atrasos devido à comunicação ou resultados fracassados dentro das equipes.

1. Não anote o objetivo da tarefa e as pequenas atividades para alcançá-la.

Um erro frequente ao atribuir tarefas ocorre quando nem sequer deixamos por escrito qual é o objetivo da tarefa a ser executada. Também não explicamos aos nossos colegas como ele deve ser executado para alcançar maior sucesso nesta tarefa.  Se definirmos um objetivo claro e como alcançar o objetivo. As tarefas que atribuimos ou somos atribuídas a nós, serão muito mais rápidas de executar.

2. Anote tarefas ou atividades como um texto de parágrafo único.

Muitas vezes, quando estamos atribuindo uma tarefa ou recebendo uma pendência para fazer, recebemos um parágrafo descrevendo a atividade a ser feita. Este é um grande erro, porque você não tem uma boa compreensão do que realmente precisa ser alcançado e como essa tarefa se desenrola.

Recomenda-se que as tarefas sejam sempre enviadas na forma de listas ou pontos-chave a serem realizados. Além disso, o cabeçalho da tarefa deve fazer alusão ao objetivo principal a ser resolvido.

3. Acreditar que a informação ou tarefa atribuída tem partes óbvias.

Este é um erro muito sério. Nunca algo é totalmente óbvio, devemos explicar muito bem por que, a tarefa, ou por que certas etapas ou procedimentos são solicitados a serem realizados para alcançar esse objetivo. Quando entendemos muito bem por que devemos realizar uma atividade, podemos ser muito mais produtivos e até mesmo ir mais longe em nossos compromissos.

4. Não anexe arquivos ou documentação necessários para executar a tarefa.

Muitas vezes acontece que, ao atribuir uma tarefa, nem sequer estamos anexando os recursos necessários para alcançar o objetivo dessa tarefa. É essencial que possamos sempre adicionar um documento ou arquivo que ajude a outra pessoa a realizar o trabalho atribuído. Isso vai encurtar muito tempo de retrabalho, e construir uma equipe muito mais eficiente e produtiva.

Aqui estão alguns dos principais erros que são cometidos ao atribuir tarefas a equipes de trabalho remota. No imMail temos uma ferramenta de atribuição de tarefas, que permite que você coloque prioridade, data, texto, arquivo e atribua o responsável de forma intuitiva e rápida.

Para começar a usar tarefas do imMail, você pode inserir aqui ou solicitar conselhos com nosso especialista em produtividade profissional no seguinte link